Contrat-type de syndic

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Désigner le syndic

La désignation d’un syndic est obligatoire - il est le mandataire du syndicat des copropriétaires  son contrat doit désormais respecter un contrat-type réglementaire, en principe

Syndic professionnel : une activité réglementée

L’activité de syndic professionnel est réglementée, comme pour les agents immobiliers, par la loi « Hoguet » du 2 janvier 1970, et son décret d’application du 20 juillet 1972.

Depuis le 1er juillet 2015, l’activité de syndic professionnel, auparavant rattachée à celle de gestion immobilière pour la carte professionnelle, est devenue une activité à part entière au titre de la réglementation Hoguet.

En principe, il est indispensable d’obtenir et détenir une carte professionnelle, délivrée désormais par la Chambre de commerce et d’Industrie, portant la mention « Syndic de copropriété » (carte S). Cette carte est valable trois ans.

Désignation du syndic et mandat

Le syndic est en principe désigné par l’assemblée générale des copropriétaires à la majorité des voix de tous les copropriétaires (majorité de l’article 25), avec possibilité d’un second vote à la majorité simple de l’article 24 (par la « passerelle » de l’article 25). La mission du syndic est définie dans le contrat qui le lie (uniquement) au syndicat des copropriétaires. Ce contrat doit être soumis à l’approbation de l’assemblée générale (AG).

Mise en concurrence. La loi Alur du 24 mars 2014 a mis en place un dispositif légal de « mise en concurrence » des syndics professionnels dans les copropriétés (déjà) dotées d’un conseil syndical. Ce dispositif a été modifié par la loi dite Macron du 6 août 2015. En faisant simple, le dispositif prévoit un mécanisme de mise en concurrence obligatoire par le conseil syndical pour élire un nouveau syndic (en cas de révocation ou démission du précédent). Ce mécanisme s’applique aussi lors du renouvellement du mandat d’un syndic (déjà) en place, mais ce uniquement tous les trois ans. Les copropriétaires, en assemblée générale, peuvent dispenser le conseil syndical de la mise en concurrence triennale obligatoire. À cet effet, côté syndic, un projet de résolution sur la dispense est obligatoirement à présenter lors de l’AG annuelle qui précède celle appelée à renouveler votre mandat. Cette dispense doit être votée en AG à la majorité de l’article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires). Il peut être soutenu qu’un second vote est possible à la majorité simple de l’article 24 (par le jeu de la « passerelle » de l’article 25-1).

Durée du contrat

La durée d’un mandat de syndic de copropriété est strictement réglementée. Un mandat ne peut en principe être conclu que pour une durée déterminée, de trois ans au maximum. Il ne peut en outre se renouveler par tacite reconduction. Au plan formel, le contrat de mandat doit fixer sa durée et préciser « ses dates calendaires de prise d’effet et d’échéance » (décret du 17.03.1967 art. 29). La mention suivante est imposée dans le contrat : « Il prendra effet le ............ et prendra fin le ............ » (cf. décret n° 2015-342 du 26.03.2015).

En pratique, au vu d’un arrêt, un syndic de copropriété doit être (très) rigoureux dans la résolution à faire voter en AG (majorité simple) pour un nouveau mandat, ou un mandat à renouveler (Cass. 3e civ. 31.05.2018 n° 17-18046).  Il doit veiller à ce que son contrat comporte bien une rubrique conforme à celle prévue dans le contrat-type réglementaire (décret 2015-342 du 26.03.2015). La DGCCRF se montre, aussi, pointilleuse à ce sujet. Cette rubrique est la suivante : « 2. Durée du contrat - Le présent contrat est conclu pour une durée de .... . Il prendra effet le .... et prendra fin le .... . Il n’est pas renouvelable par tacite reconduction. »

À la suite de la loi Alur du 24 mars 2014, le syndic ne peut renoncer à son mandat sans avoir respecté un délai de préavis de trois mois. En outre, si une AG délibère pour désigner un nouveau syndic dont la prise de fonction intervient avant le terme du mandat du syndic en place, cette décision vaut révocation de ce dernier à compter de la prise de fonction du nouveau syndic.

À la suite de la loi Alur, des règles particulières s’appliquent pour la désignation et la révocation du syndic pour une copropriété comportant moins de dix lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, si son budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 €, et à la condition qu’elle adopte la forme coopérative en AG.

Un syndic en exercice dans une copropriété doit se faire redésigner en temps utile en assemblée générale (AG), dans les conditions prévues par la loi.

Une AG ne peut être annulée si le syndic disposait bien d’un mandat en cours à la date d’envoi des convocations, et ce même si le mandat était expiré lors de leur réception ou à la date de tenue de l’AG.

La Cour de cassation a ainsi écarté une demande en annulation, car les copropriétaires avaient été convoqués à l’AG par LRAR avant l’expiration du mandat. Dès lors, elle a jugé qu’il « importait peu que ce mandat eût expiré le jour de l’assemblée générale », mais encore le jour auquel « les copropriétaires eussent réceptionné cette convocation » (Cass. 3e civ. 19.10.2017 n° 16-23982).

C’est la date d’envoi de la convocation d’une AG, et uniquement cette date, qui est à prendre en compte pour apprécier la régularité du mandat du syndic, concernant la tenue d’une AG annuelle, et de toute autre AG (dite extraordinaire). Il n’en reste pas moins qu’un syndic doit toujours veiller à la convoquer « en temps utile avant l’expiration de son mandat » (Cass. 3e civ. 26.05.2004 n° 02-21361 et 12.09.2006 n° 05-15987).

Un syndic doit veiller à adapter les dates d’échéance de ses mandats en tenant compte de la période habituelle d’organisation des AG annuelles.

Contenu du contrat – contrat-type

Le contrat de syndic doit être établi par écrit, et porter sur l’étendue de sa mission, dans les termes de l’article 18 de la loi de 1965, outre des articles 28 et suivants du décret du 17 mars 1967. Le contrat doit notamment fixer sa durée et préciser ses dates calendaires de prise d’effet et d’échéance.

Dans les termes de la loi Alur du 24 mars 2014, un contrat de syndic (bénévole ou professionnel) doit désormais respecter un « contrat-type » défini par un décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 (Journal Officiel du 28 mars 2015).

Le contrat-type fait l’objet de l’annexe 1 au décret n° 67-223 du 17 mars 1967. Ce « contrat-type » réglementaire s’applique pour un nouveau contrat de syndic (première désignation) ou pour le renouvèlement d’un contrat.

Le contrat-type de syndic s’impose en principe dans toutes les copropriétés. Il existe toutefois une exception pour les immeubles à destination totale autre que d’habitation (immeuble à usage exclusif de bureaux et/ou de commerce, etc.), à la condition que le syndicat de copropriétaires soit composé exclusivement de personnes morales (loi du 10 juillet 1965, article 18-1 AA). Dans ce cas, il est possible de « déroger » aux stipulations du contrat-type. Les copropriétaires peuvent à ce titre décider en AG, à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 (majorité des voix de tous les copropriétaires), de définir avec le syndic, dans le cadre de son contrat, les missions du syndic, les honoraires de celui-ci, la durée du mandat, les modalités de fonctionnement du compte bancaire unique ou séparé et les modalités de perception des fonds.

Là où le contrat-type doit être utilisé, le contrat de syndic conclu entre les parties doit être rédigé, en informatique, en utilisant une « police de caractères » dont la hauteur ne peut être inférieure à celle du « corps huit » (décret n° 2015-342 du 26 mars 2015, article 1er ; décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 29 modifié).

Saisi par des organisations professionnelles du secteur et une association de consommateurs, le Conseil d’État a été amené à se prononcer sur la légalité du décret du 26 mars 2015 (CE 05.10.2016 n° 390465 et 390491). Deux mentions du contrat-type de syndic ont été remises en cause et annulées. À cet égard, un syndic se doit à notre avis de proposer en AG un contrat-type expurgé des mentions annulées (cf. notre modèle).

Rémunération du syndic

Le contrat de syndic doit définir les modalités de sa rémunération en respectant les prescriptions fixées par la loi du 10 juillet 1965 et le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015.

L’article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965, nouveau texte créé par la loi Alur du 24 mars 2014, précise que la « rémunération des syndics est déterminée de manière forfaitaire ». Ce n’est que par exception qu’une « rémunération spécifique complémentaire peut être perçue à l’occasion de prestations particulières ». La liste limitative (réglementaire) de ces prestations particulières a été définie par le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015, et elle figure désormais à l’annexe 2 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967.

Là où l’utilisation du contrat-type de syndic s’impose, et au vu du décret n° 2015-342 du 26 mars 2015, tout contrat doit impérativement comporter, en annexe, la liste « réglementaire » non limitative des prestations incluses dans le forfait. Il peut être sage de prévoir d’annexer aussi au contrat la « liste limitative des prestations particulières pouvant donner lieu à versement au profit du syndic d’une rémunération spécifique complémentaire » (nouvelle annexe 2 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, créée par le décret 2015-342 du 26 mars 2015).

Honoraires pour travaux

Suivant une résolution à faire voter en AG, certains travaux peuvent faire l’objet d’honoraires spécifiques, et ce en pourcentage du montant hors taxes des travaux, suivant un taux dégressif (loi du 10.07.1965 art. 18-1, A).

À la suite de la loi Alur, les travaux hors budget prévisionnel et votés en assemblée générale en application des articles 24, 25, 26, 26-3 et 30 de la loi de 1965 peuvent faire l’objet d’honoraires spécifiques au profit du syndic.

À s’en tenir au décret n° 2015-342 du 26 mars 2015, sont concernés les travaux dont la liste est fixée à l’article 44 du décret du 17 mars 1967. Les honoraires doivent être votés lors de la même AG que les travaux concernés, aux mêmes règles de majorité. Si les honoraires prévus sont fixés en fonction d’un barème (au %), la rémunération visée dans le projet de résolution soumis au vote de l’AG doit être exprimée en pourcentage du montant hors taxes des travaux, à un taux dégressif selon l’importance des travaux préalablement à leur exécution. Les diligences entreprises par le syndic dans le cadre de la réalisation du diagnostic de performance énergétique collectif et de l’audit énergétique peuvent donner lieu à rémunération, dans les mêmes conditions.

Un syndic ne peut en aucun cas mentionner, dans le contrat soumis au vote de l’AG, de barème relatif à ces honoraires spécifiques, même à titre indicatif.

Pour le calcul des honoraires, un syndic doit veiller à se référer au montant hors taxes, et non TTC, des travaux.

Honoraires « état daté » Recouvrement de créance

La loi Alur a prévu de plafonner par décret les honoraires perçus par le syndic pour les prestations qu’il doit effectuer pour l’établissement d’un « état daté », outre pour les frais de mise en demeure, de relance et de prise d’hypothèque (à compter de la mise en demeure) engagés pour le recouvrement d’une créance justifiée à l’encontre d’un copropriétaire. Ce décret n’avait pas encore été publié au 1er janvier 2019.

Le ministère du Logement a précisé que la pratique consistant, pour certains syndics, à facturer au vendeur d’un lot de copropriété un « pré-état daté », au stade d’une promesse de vente, ne répond à « aucune exigence législative ou réglementaire » (rép. min. n° 91612 du 21.06.2016 p. 5839). Notons qu’une clause d’un contrat de syndic, qui prévoirait une facturation pour un pré-état daté, n’est pas conforme au décret du 26.03.2015.

La DGCCRF a aussi pointé du doigt la facturation d’office d’honoraires pour un pré-état daté, en vente. Elle estime que la fourniture « d’informations financières devant obligatoirement être annexées aux compromis de vente ne peut être facturée d’office par le syndic sans l’accord exprès du copropriétaire vendeur, y compris lorsqu’ils sont établis à la demande d’un notaire ». Pour la DGCCRF, cette pratique peut constituer un « délit de vente sans commande préalable » (cf. C. consom. Art. L 121-12).

Externalisation (archives – extranet)

Lorsqu’une AG décide d’externaliser la gestion des archives de la copropriété, un syndic doit déduire de son forfait annuel une somme forfaitaire ou correspondant à la valeur de la prestation facturée par le prestataire. Il en va de même lorsqu’une AG dispense un syndic de mettre en place l’ »extranet » exigé par la loi Alur.

Là où une AG décide de faire machine arrière, c’est à dire en cas de « réintégration des prestations au forfait de gestion courante », il a été jugé que le forfait « se trouve rehaussé à due concurrence des sommes qui en avaient été déduites dans un premier temps, de sorte que le syndic soit toujours rémunéré pour les prestations qu’il réalise effectivement » (CE 05.10.2016 n° 390465 et 390491). Côté syndic, à cet égard, veillez à bien apprécier pour vos contrats la « minoration » du forfait annuel, à y prévoir, pour les archives et l’extranet.

Comptes bancaires

Depuis le 24 mars 2015, dans une copropriété de plus de 15 lots (à usage de logements, de bureaux ou de commerces), un syndic de copropriété est tenu d’ouvrir, dans l’établissement bancaire de son choix, un compte bancaire séparé sur lequel seront versées sans délai toutes sommes/valeurs reçues au nom/pour le compte du syndicat (il n’y a plus possibilité de faire voter une dispense en AG). Dans une copropriété comportant au plus 15 lots, une dispense peut être votée en AG, mais sans qu’un syndic ne puisse à ce titre « proposer une rémunération différenciée » dans son contrat (en fonction de la décision de l’AG). Il est à noter que ces règles s’appliquent à un mandat de syndic, en cours au 24 mars 2015, à compter de son renouvellement.

Préconisations de la DGCCRF

Dans une lettre d’information du 22 novembre 2017, la DGCCRF a fait part des résultats d’une enquête menée en 2016 concernant les syndics de copropriété, qui visait à vérifier le respect des nouvelles règles issues de la loi Alur, notamment pour la rédaction des contrats.

Pour le contrat. Estimant qu’un contrat de syndic doit « reprendre fidèlement » le contenu du contrat-type, la DGCCRF a déploré un respect « insuffisant » de sa « trame ». Les manquements « consistent fréquemment à en supprimer des paragraphes ou des clauses, ce qui est contraire au principe d’un contrat type et rend plus difficile pour les copropriétaires la comparaison entre syndics ». Pour la DGCCRF, le « fait de supprimer une mention au lieu de la rayer (tout en la laissant figurer dans le document) n’est pas conforme à l’objectif poursuivi par la loi d’information complète des copropriétaires quant aux choix offerts par le contrat » (sic).

Côté syndic, il convient à cet égard de faire un « copier-coller » du contrat-type (utiliser une police informatique de taille 8, au moins). Puis adaptez et complétez le contrat (en rayant les mentions inutiles), au cas par cas.

AGE/réunions. La DGCCRF a stigmatisé l’absence d’indication, dans un contrat, de la durée et des plages horaires pour la tenue d’une AGE, ou de la durée des réunions avec le conseil syndical (contrat-type, rubriques 7.1.3 et 7.2.2). Ceci permet « aux syndics une certaine liberté de facturation », pouvant générer « des prestations indument comptabilisées » (sic). Côté syndic, faites le nécessaire en ordre pour vos contrats. Veillez aussi à bien respecter les plages horaires visées dans votre contrat.

Clause de révision. Un contrat de syndic peut prévoir une clause permettant la révision annuelle de sa rémunération forfaitaire (contrat-type, rubrique 7.1.5). Côté syndic, veillez alors à ce que la clause de révision se réfère à un indice. Sinon, la clause est illicite, pour la DGCCRF.

Facturation au temps passé. La DGCCRF prohibe la pratique consistant à mentionner, dans un contrat, plusieurs coûts horaires selon le « niveau hiérarchique » du personnel chargé d’exécuter des prestations particulières, et/ou en fonction des heures ouvrables. Le contrat-type prévoit, en effet, un « seul coût horaire ».

Révocation

Au titre du droit commun des mandats (C. civ. art. 2004), il a été jugé qu’un mandat de syndic « peut être révoqué à tout moment » (Cass. 3e civ 27.04.1988 n° 86-11718).

Il a été jugé qu’un syndic désigné en AG ne peut être révoqué que par une AG. La révocation suppose qu’une résolution spécifique soit votée en AG, à la majorité des voix de tous les copropriétaires, majorité dite absolue (loi du 10.07.1965 art. 25 c.). Un second vote s’impose à la majorité simple (art. 24), si la passerelle « art. 25-1 » peut jouer. Le refus de donner quitus, ou l’absence d’approbation des comptes en AG, ne vaut pas révocation (Cass. 3e civ. 21.11.2006 n° 06-10118). Si un administrateur provisoire est désigné en raison de la « carence » d’un syndic, les juges ne peuvent eux-mêmes mettre fin aux fonctions de celui-ci.

En pratique, si cela lui est demandé en ordre, un syndic se doit d’inscrire à l’ordre du jour (OJ) d’une AG la question de sa révocation, sous peine d’engager sa responsabilité (Cass. 3e civ. 12.06.2002 n° 00-20610). Pour l’ex-commission relative à la copropriété (CRC), il convient que l’AG prenne, en même temps, la décision de nommer un nouveau syndic de « manière à éviter toute discontinuité dans les fonctions ». Il faut prévoir un OJ avec deux questions séparées (CRC, recommandation n° 15). Selon les pouvoirs publics, la procédure de mise en concurrence serait aussi à respecter.

Selon un texte créé par la loi Alur de 2014, si l’AG « délibère pour désigner un nouveau syndic dont la prise de fonction intervient avant le terme du mandat du syndic actuel, cette décision vaut révocation de ce dernier à compter de la prise de fonction du nouveau syndic » (loi de 1965 art. 18 V). Si ce texte ambigu prête à discussion, il ne vise à notre avis que le cas où un syndic n’est pas renouvelé (fin de mandat).

Du côté syndic. Un syndic, révoqué sans un juste motif, peut réclamer une indemnisation : honoraires perdus... (cf. Cass. 3e civ. 08.03.2018 n° 17-12506). Les juges apprécient au cas par cas si un motif « grave et légitime » justifie la révocation sans indemnité (p.ex. CA Versailles 26.09.2005 n° 04/02401). Pour les pouvoirs publics, les faits « reprochés au syndic doivent être suffisamment graves ou répétés pour justifier la révocation ». Notons que le défaut de réalisation de la fiche synthétique de la copropriété est, en tant que tel, un « motif de révocation » (loi de 1965 art. 8-2). Côté syndics, veillez à bien faire le nécessaire à ce sujet (voir notice distincte).

Pour l’ex-CRC, le motif allégué d’une révocation doit « être porté à la connaissance du syndic et de l’assemblée générale ».

Le contrat-type de syndic comporte une rubrique sur la révocation, précisant qu’elle « doit être fondée sur un motif légitime ». Côté syndic, veillez à ce qu’elle figure dans vos contrats, en prohibant toute clause « abusive ».

Réforme Elan

La loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l’aménagement et du numérique (JO du 24.11.2018), appelée loi Elan, comporte un chapitre spécifique, intitulé « Améliorer le droit des copropriétés », comprenant au final 15 articles. La loi comporte aussi divers articles, disséminés au fil du texte, qui ont modifié la loi du 10.07.1965. Un syndic de copropriété se doit de prendre en compte les modifications de la loi, dans le cadre de ses activités.

La loi Elan a aussi habilité le gouvernement à prendre deux ordonnances, concernant les copropriétés.

Sous 12 mois à compter de la promulgation de la loi Elan, intervenue le 23 novembre 2018, le gouvernement pourra prendre par ordonnance des mesures visant, à partir du 01.06.2020, à « améliorer la gestion des copropriétés, et à prévenir les contentieux ». L’objectif est notamment de « clarifier, moderniser, simplifier et adapter les règles d’organisation et de gouvernance de la copropriété ».

Sous 24 mois à compter de la promulgation de la loi Elan, intervenue le 23 novembre 2018, le gouvernement pourra, par ordonnance, mettre en place un « code relatif à la copropriété des immeubles bâtis », afin de « regrouper et organiser l’ensemble des règles régissant le droit de la copropriété ».

Ces deux ordonnances n’avaient pas été publiées, au 1er janvier 2019.

 

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